REGOLAMENTO PER L’UTILIZZO DEI DOCUMENTI
CONSERVATI PRESSO LA SEZIONE DI STORIA ED ETNOGRAFIA
DELLA BIBLIOTECA NAZIONALE SLOVENA E DEGLI STUDI
La Sezione di storia ed etnografia raccoglie, cataloga e conserva documenti di natura storica, geografica, etnologica, economica, sociale e culturale relativi alla comunità slovena in Italia.
L’archivio della Sezione di storia è tutelato dalla Soprintendenza archivistica del Friuli Venezia Giulia in quanto fondo archivistico di notevole interesse storico ed è pertanto soggetto al d.lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio).
Raccoglie le seguenti tipologie di documenti:
– materiale prodotto da associazioni o enti che documenta l’attività culturale, educativa, economica, politica, sportiva;
– fondi archivistici personali;
– documentazione su personalità di rilievo della comunità slovena.
La documentazione è disponibile per finalità culturali, di ricerca, ufficiali, commerciali e personali presso la sede della Sezione di storia ed etnografia.
RICHIESTA DI MATERIALE D’ARCHIVIO
L’archivio è consultabile previa richiesta scritta inviata tramite e-mail. I richiedenti devono compilare il modulo pubblicato sul sito www.knjiznica.it e inviarlo all’indirizzo odsek@knjiznica.it. Sulla base della richiesta il personale della Sezione di storia preparerà il materiale e comunicherà al richiedente la data per la consultazione presso la sala studio della Sezione di storia. Se il richiedente non si presenta nei termini stabiliti e non avvisa la Sezione di storia della sua assenza, il personale riporrà il materiale richiesto in magazzino il giorno lavorativo successivo alla data dell’appuntamento e la richiesta sarà cancellata.
Il richiedente può consultare il materiale presso la sala studio, dove avrà a disposizione altri strumenti utili ai fini della ricerca (inventari, schede descrittive dei fondi etc.). Per ogni visita gli utenti devono compilare il registro delle presenze.
Durante la consultazione gli utenti possono utilizzare solo gli strumenti strettamente necessari (carta, penna, computer…). Per gli altri oggetti (es. macchina fotografica) è necessario richiedere l’autorizzazione al personale.
UTILIZZO DEI MATERIALI
Gli utenti possono consultare tutti i fondi conservati presso la Sezione di storia ad eccezione del materiale soggetto a vincoli. La Sezione di storia ha la facoltà di non ammettere alla consultazione i materiali danneggiati o non ancora sistemati. Per preservare gli originali possono essere realizzate copie che saranno messe a disposizione degli utenti in sostituzione degli originali.
Gli utenti possono richiedere fino a 5 unità archivistiche al giorno. Per unità archivistica si intente fascicolo, registro, filza, volume o altra unità elementare. L’utente può consultare un’unità archivistica alla volta, ha l’obbligo di mantenere l’ordine originale dei singoli documenti e di evitare qualsiasi comportamento che possa danneggiare il materiale. L’utente che danneggia il materiale è tenuto a coprire le spese per il restauro o altri interventi conservativi.
PUBBLICAZIONE, ESPOSIZIONE E RIPRODUZIONE DEI MATERIALI
Nelle pubblicazioni, mostre o altre forme di riproduzioni gli utenti devono citare la fonte nella seguente forma: Sezione di storia ed etnografia presso la Biblioteca nazionale slovena e degli studi (Odsek za zgodovino in etnografijo pri Narodni in študijski knjižnici), nome o collocazione del fondo archivistico e numero dell’unità archivistica.
Gli utenti che hanno pubblicato un libro o articolo con il materiale consultato sono pregati di depositare una copia presso la Sezione di Storia.
L’utente può richiedere la riproduzione del materiale in fotocopia, fotografia o scansione che sarà eseguita dal personale. I tempi di consegna delle riproduzioni saranno stabiliti in base alla tecnica e al numero di copie. Alla consegna l’utente è tenuto a pagare i costi di riproduzioni stabili nel tariffario.
Per garantire la preservazione dei documenti non è permesso riprodurre:
- fondi completi o la maggior parte di essi;
- inventari e schede descrittive;
- mappe catastali;
- progetti superiori al formato A3 o progetti su carta da lucido (è permesso fotografarli),
- carte geografiche superiori al formato A3 (è permesso fotografarli),
- atti
L’utilizzo dei documenti archivistici per fini commerciali e la riproduzione da copie è permessa previa autorizzazione della Sezione di storia ed etnografia.
I documenti archivistici sono ammessi al prestito in casi eccezionali per mostre o altri eventi pubblici. Le condizioni del prestito saranno definite nell’apposito contratto e previo accertamento delle condizioni di conservazione. I documenti richiesti in prestito dovranno essere digitalizzati e preferibilmente assicurati prima della consegna al richiedente.
SICUREZZA E DATI PERSONALI
L’utente è responsabile per l’abuso di segreti, dati personali e informazioni relative alla privacy individuale. L’utente è obbligato a rispettare le norme previste dalla Legge n. 196/2003 (Testo unico della protezione dei dati).